Agenda de tarefas

Rotinas que o sistema faz sozinho: mural, backup, cobrança e lembretes às famílias, envio ao contador, boletos de contratos novos e alertas para a gestão.

Em Ferramentas › Agenda de tarefas, a escola marca rotinas que o sistema faz sozinho, no horário escolhido (horário de Brasília).

Tarefas disponíveis

Mural e backup

• Aniversariantes do dia no mural: publica no portal um aviso com os alunos que fazem aniversário.
• Lembrete do calendário no mural: na véspera de cada data do Calendário escolar, publica um aviso no portal.
• Backup da escola no drive: envia o backup para o drive escolhido. Veja Backup no drive.

Mensagens às famílias (WhatsApp ou SMS, só para quem autorizou mensagens, pelas Filas de envio; o texto vem pronto e pode ser editado na tarefa)

• Cobrança amigável de atraso: nos dias de atraso escolhidos (ex.: 3 e 10), avisa o que venceu, com o link do boleto e, no WhatsApp, o Pix copia e cola. O que se paga na secretaria diz isso.
• Lembrete de vencimento (sem boleto): alguns dias antes, lembra o que vence e é pago na secretaria. Os boletos o Asaas já lembra.
• Aviso de falta à família: no fim do dia, avisa o responsável do aluno com falta no diário.
• Documentos da matrícula pendentes: lembra o que falta entregar da lista da matrícula.
• Parabéns ao aluno pelo WhatsApp da família: mensagem de aniversário da escola.

Financeiro

• Envio mensal ao contador: no dia escolhido, manda ao contador da ficha da escola o link do mês anterior, por e-mail ou WhatsApp.
• Gerar boletos de contratos novos: gera no Asaas os boletos dos contratos ativos que ainda não têm.

Alertas por e-mail para a gestão (em branco, vai para os gestores da escola; ou informe os e-mails na tarefa)

• Resumo financeiro: o que entrou no caixa e pelo Asaas no período, o que está em atraso e os caixas abertos.
• Certificado A1 vencendo: com 30, 15, 7, 3 e 1 dia(s) de antecedência, e todo dia depois de vencido.
• NFS-e com erro: as notas que deram erro, com o motivo.
• Integrações com problema: Asaas sem responder ou filas de e-mail, WhatsApp e SMS com erro no último dia.
• Frequência baixa: os alunos abaixo da frequência mínima (75%, ou a escolhida) no ano.
• Documentos das famílias em análise: os enviados pelo portal que esperam aprovação há mais de 2 dias.

Criar uma tarefa

1. Clique em Nova tarefa. Ou clique em Criar tarefas sugeridas, que cria todas as rotinas que a escola ainda não tem, em horários já sugeridos: as que escrevem às famílias ou geram cobranças ficam pausadas até alguém conferir o texto e ativar.
2. Escolha o que ela faz, a frequência (diária, dias úteis, semanal ou mensal) e o horário.
3. Salve.

Ativar todas e Pausar todas mudam a situação de todas as tarefas da escola de uma vez, sem mexer no texto, no canal nem nos horários de cada uma. Ao ativar todas, o sistema lista antes as que mandam mensagens às famílias, geram cobranças ou enviam ao contador, para você confirmar.

Executar agora roda a tarefa na hora, sem esperar o horário. O resultado aparece em Última execução e no Log.