Caixa

Receber pagamentos na escola (mensalidades, outras receitas e itens avulsos), imprimir o recibo em A4 ou na impressora térmica, sangria, suprimento, estorno e fechamento.

Em Receber › Caixa, quem atende no balcão (secretaria ou gestão) recebe os pagamentos feitos na escola: dinheiro, Pix na conta da escola, cartão na maquininha ou cheque.

Abrir o caixa

Cada pessoa abre o próprio caixa informando o troco inicial, o dinheiro que está na gaveta.

Receber

Clique em Receber e digite o nome do aluno (a lista mostra a turma e o responsável, para não confundir alunos com o mesmo nome).
A janela já vem preenchida com o que o contrato ativo do aluno ainda tem a pagar, marcado: a próxima parcela da mensalidade (com os descontos do contrato), a próxima parcela da taxa de matrícula, os produtos do contrato e as atividades extras. Parcela paga no caixa não aparece de novo; aparece a seguinte.
Logo abaixo aparecem, desmarcadas, as cobranças já emitidas: as do Asaas e as Outras receitas em aberto. Marque uma delas em vez da parcela do contrato quando a família estiver pagando um boleto que já recebeu, para não receber a mesma coisa duas vezes. O valor de cada item pode ser ajustado (desconto ou multa no balcão).
Para algo fora do contrato (uniforme, agenda, passeio), escolha um produto cadastrado em Cadastros › Produtos e a quantidade. Não há item livre: o que não está cadastrado precisa ser cadastrado antes. Sem aluno, o recebimento é só de produtos.
Escolha a forma de pagamento. Em dinheiro, digite o valor entregue e o sistema mostra o troco.
Clique em Receber e imprima o recibo.

Atraso, multa e juros: um título vencido já entra com a multa e os juros da escola até hoje (regras em Financeiro › Cobranças), e a janela mostra quanto foi acrescentado. Dá para voltar ao valor do título. Abaixo dele é desconto: só a gestão dá, e com o motivo, que sai no recibo.

Onde o dinheiro aparece: o que o caixa recebe de parcelas do contrato e de produtos também entra em Outras receitas como recebido, com o número do recibo. Assim aparece no Financeiro e na exportação para o contador. O estorno tira de lá.

Receber pelo Financeiro do aluno

O jeito mais rápido no balcão: abra Cadastros › Alunos, abra o aluno e vá na aba Financeiro. Ela mostra todos os títulos do aluno, em aberto, recebidos e cancelados: os boletos do Asaas, todas as parcelas do contrato que ainda não viraram boleto e as Outras receitas. Cada linha traz o status (A receber, Vencido, Recebido em dia, Recebido com atraso, Cancelado), o vencimento, os valores, a data do pagamento, a forma e onde foi recebido. No rodapé ficam os totais. Um título pago pela família no Asaas (boleto, Pix ou cartão) mostra Pago no Asaas na coluna Forma; os recebidos no balcão mostram a forma escolhida no caixa.

Receber: marque os títulos e clique em Receber. Abre a mesma janela do caixa, já com o aluno e os títulos marcados. Se o seu caixa estiver fechado, a janela pede o troco e abre o caixa ali mesmo. Sem nada marcado, entra o título em aberto mais antigo.
Dois cliques num título abrem os detalhes dele, com Abrir boleto (PDF para imprimir), Ver fatura, Copiar Pix, Editar e Receber.
Editar: num boleto do Asaas, muda o vencimento e o valor direto no Asaas. O PDF, a linha digitável e o link da família são atualizados. O vencimento não pode ficar no passado, porque o Asaas não aceita. Nas parcelas do contrato e nas Outras receitas, muda o vencimento, o desconto e a observação.
Outras ações:
Abrir contrato: abre o contrato do título marcado.
Alterar selecionados: muda de uma vez o dia de vencimento, o desconto ou a observação de vários títulos em aberto.
Relacionar contrato: liga um boleto do Asaas ou uma Outra receita a um contrato do aluno.
Cancelar selecionados (gestão): cancela títulos em aberto, com o motivo. Boleto do Asaas é cancelado no Asaas.
Estornar cancelamento (gestão): marque Mostrar cancelados, marque os títulos e eles voltam a ficar em aberto (o boleto é restaurado no Asaas).
Simular juros e multa: mostra quanto cada título vencido custa numa data, com a multa e os juros da escola (Financeiro › Cobranças). Dali dá para receber com esses valores.
Renegociar selecionados (gestão): junta os títulos em aberto (com multa e juros até hoje, se quiser, e desconto) e divide em parcelas novas. Com Gerar boletos no Asaas marcado (o padrão), as parcelas viram um carnê no Asaas e a família recebe e paga pelo portal; o 1º vencimento precisa ser de hoje em diante e o responsável precisa ter CPF na ficha. Sem boleto, as parcelas ficam em Outras receitas, pagas na secretaria. Os originais ficam como Renegociado. Para desfazer, cancele as parcelas novas e estorne o cancelamento dos originais.
Excluir selecionados (gestão): só Outras receitas ainda não recebidas. O resto se cancela.
Reimprimir recibo, Estornar recebimento (o recibo inteiro é estornado) e Ver cobrança no Asaas.
Imprimir boletos: abre o boleto em PDF dos títulos marcados.
Copiar código Pix: copia o Pix copia e cola da cobrança marcada, para mandar ao responsável.

Recibo: A4 ou térmica

Depois de receber, a prévia do recibo abre na própria tela, por cima do caixa, do jeito que vai sair no papel: A4 com duas vias (da escola e do responsável, com linha de corte) ou impressora térmica de 80 mm ou 58 mm. Troque o formato no topo da prévia e clique em Imprimir; sai só o recibo, com o tamanho de papel certo. Fechar (ou Esc) volta ao caixa. Nada abre em outra aba, e o formato escolhido fica lembrado no computador do caixa. O fechamento, o relatório de caixas e a impressão do contrato abrem do mesmo jeito. Para reimprimir, use Recibo na linha do lançamento. O recibo traz os dados da escola (nome, razão social, CNPJ e endereço do cadastro), o valor por extenso, os itens, a forma de pagamento e o troco.

Sangria e suprimento

Sangria: dinheiro retirado da gaveta (para o cofre, um depósito ou uma despesa), com o motivo.
Suprimento: dinheiro colocado na gaveta para reforçar o troco.

Estorno

Estornar cancela um lançamento com o motivo. As mensalidades voltam a ficar em aberto, também no Asaas, e as Outras receitas também. Quem abriu o caixa estorna enquanto ele está aberto; depois, só a gestão.

Fechar o caixa

Em Fechar caixa, conte o dinheiro da gaveta e digite o valor. O sistema compara com o esperado (troco + dinheiro recebido + suprimentos − sangrias), mostra sobra ou falta e imprime o fechamento. A gestão também fecha o caixa que alguém esqueceu aberto.

Relatório de caixas

Relatório de caixas mostra os caixas do período com o recebido por forma de pagamento, as sangrias e as diferenças. Imprima o período inteiro ou cada caixa, em A4 ou na térmica. A secretaria vê os próprios caixas; a gestão vê todos.