Alunos e responsáveis
A ficha do aluno, os contatos da família, o portal do responsável e o envio de SMS e WhatsApp pela ficha.
Em Cadastros › Alunos, cada aluno tem uma ficha com abas. Clique duas vezes num aluno da lista (ou selecione e clique em Abrir) para ver a ficha.
As abas da ficha
- Aluno: nome, nascimento, turma, documentos e situação.
- Endereço: ao digitar o CEP, rua, bairro, cidade e estado são preenchidos sozinhos.
- Contato: telefone, celular, WhatsApp e e-mail do próprio aluno.
- Responsáveis: mãe, pai e responsável, com os contatos de cada um.
- Saúde, Atestados (veja Atestados médicos), Observações, Contratos, Financeiro, Arquivos e LGPD.
- Portal do responsável: dá à família acesso ao boletim, à frequência, às faturas, ao mural, aos documentos e aos pedidos de documentos. O menu do portal mostra só essas telas (Boletim e frequência, Faturas, Mural, Documentos e Pedidos de documentos), mais Minha conta, o tema claro/escuro e Sair. Em Faturas, a família vê as cobranças dos filhos (o mês mais recente sempre no topo) e paga pelo botão Pagar (boleto ou Pix), baixa o Boleto em PDF ou abre o Comprovante das pagas. Aparecem os boletos gerados pelo sistema e também o que se paga na escola (parcelas do contrato sem boleto, outras cobranças e renegociações sem boleto), com o aviso Pagar na secretaria da escola. Títulos cancelados e observações internas não aparecem, e uma cobrança criada direto no Asaas, sem o aluno, não chega ao portal.
Autorização de mensagens
Na ficha, marque se a família autorizou receber mensagens. Só as famílias que autorizaram entram nos envios por WhatsApp e SMS dos Comunicados.
Enviar SMS ou chamar no WhatsApp pela ficha
Ao lado de cada celular há o botão Enviar SMS e, ao lado do WhatsApp, Chamar no WhatsApp.
- Chamar no WhatsApp abre a conversa no WhatsApp Web ou no aplicativo.
- Enviar SMS abre uma janela para escrever o SMS (sem acentos, até 160 caracteres) e envia pela conta de SMS da escola. O envio aparece em Comunicados como Avulso. Veja SMS pela Disparo Pro.
Documentos entre a escola e a família
- A família envia: no portal, em Documentos, o responsável escolhe o aluno e o tipo (certidão, RG ou CPF, comprovante de residência, foto 3x4, carteira de vacinação, laudo...) e envia um PDF ou uma foto de até 5 MB. O arquivo vai para a ficha do aluno, aba Arquivos, no tipo escolhido, marcado como "pela família, no portal" e Em análise. Ele também aparece no Para fazer agora do Início e em Secretaria › Documentos › Enviados pelas famílias.
- A secretaria analisa: abra o arquivo, confira e clique em Aprovar ou Recusar (na janela Enviados pelas famílias ou na própria ficha). A recusa pede o motivo, que a família vê no portal para enviar de novo. Só um documento aprovado marca o item na lista de documentos da matrícula.
- A escola envia: na aba Arquivos da ficha, marque Mostrar para a família no portal ao enviar, ou use Mostrar no portal num arquivo já guardado (e Tirar do portal para deixar de mostrar). A família baixa em Documentos › Da escola para você.
- A família acompanha cada envio no portal: Em análise, Aprovado ou Recusado (com o motivo).